Top-Strategien zur Steigerung der Teamproduktivität: 11 Wesentliche Tipps, die Sie befolgen sollten

Der Erfolg der Teamproduktivität kann sich stark auf Ihre Organisation auswirken, und produktive Teams können viel weniger Fehler machen und mehr qualitativ hochwertige Arbeit schaffen, was die Arbeitszufriedenheit erhöht und die Kundenerfahrung verbessert.

Produktivität bedeutet nicht immer, mehr Arbeit zu produzieren; es geht darum, den Mitarbeitern die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten und sich motiviert zu fühlen, dies zu tun.

In diesem Artikel werden wir erkunden, wie diese Tipps die Teamproduktivität erhöhen können.

1. Abschaffung unnötiger Besprechungen

Sie würden überrascht sein, wie sehr unnötige Meetings die Teamproduktivität beeinträchtigen. Seien wir ehrlich: Meetings dauern selten nur wenige Minuten und oft können sie sich über Stunden hinziehen, da man sich in Diskussionen verliert. Allerdings ist das keine gute Praxis, da es unnötige Zeit von beiden Seiten beansprucht.

Aktuelle Forschungen zeigen, dass jedes Jahr etwa 24 Milliarden Stunden durch unproduktive Meetings verloren gehen. Meetings können produktiv sein, aber sie sind wichtig und sollten nur bei Bedarf abgehalten werden. Einige Manager könnten versuchen, Zeit mit kurzen Meetings zu „sparen“, aber auch das ist keine gute Praxis. Stattdessen ist es am besten, das Team zu fragen, wann sie ein Meeting benötigen und was sie besprechen müssen.

2. Definieren Sie die Ziele Ihres Teams

Das Teilen von Zielen mit Ihrem Team ist eine wichtige Methode, um die Teamzusammenarbeit zu verbessern und ein gutes Teamklima zu schaffen. Einige großartige Ideen, welche Art von Teamzielen Sie setzen können, sind:

1. Verkürzung der Reaktionszeit
2. Sammlung von mehr Feedback von Kunden
3. Verbesserung der Teamzusammenarbeit

Falls Sie denken, dass es schwierig sein könnte, die Ziele Ihres Teams zu definieren, können Sie Planungsvorlagen verwenden. Diese helfen Unternehmen dabei, die aktuellen Stärken und Schwächen des Teams zu identifizieren und den Entscheidungsprozess zu verbessern.

3. Ordnen Sie niedrig priorisierte Arbeiten zuletzt ein

Sie würden überrascht sein, wie viel Zeit durch Arbeiten mit niedriger Priorität verschwendet wird. Ohne ein effektives System vor Ort kann die Arbeitseffizienz leicht unter Produktivitätsmangel leiden. Sie können die Effizienz Ihres Teams bei der Arbeit leicht verbessern und das Arbeitsglück steigern, indem Sie ein gutes Workload-Management einführen.

Der beste Weg, Ihre Arbeitslast effektiv zu verwalten, besteht darin, Aufgaben mit niedriger Priorität zu delegieren oder zu verringern. Werfen Sie einen Blick auf das größere Bild Ihres Projekts und sehen Sie durch eine Bedarfsbewertung, was erledigt werden muss, die zeigt, welche Aufgaben zuerst priorisiert werden sollten. Sie können dies tun, indem Sie folgenden Regeln folgen:

1. Wenn Ihre Aufgabe nicht auf das Unternehmensziel hinarbeitet, ist es am besten, sie zu delegieren;
2. Erledigen Sie Aufgaben, die einen großen Einfluss auf Unternehmensziele haben, und erledigen Sie die mit weniger Einfluss später;
3. Versuchen Sie immer, Teammitglieder zu finden, die sich mehr auf Aufgaben mit niedriger Priorität konzentrieren.

Das Workload-Management ist wichtig, um effektiv Arbeit zu verwalten und im Team zu verteilen. Um effektiv mit dem Workload-Management zu beginnen, sollten Sie zunächst mehr Einblicke in die Arbeitslast Ihres Teams sammeln.

4. Nutzen Sie Künstliche Intelligenz (KI) Tools

Mit dem Aufkommen von KI-Tools auf dem digitalen Markt wird es wichtiger denn je, diese zu nutzen und zu prüfen, wie sie Ihnen helfen können, produktiver zu werden. Sie können KI-Tools nutzen, um die Teamproduktivität auf folgende Weise zu erhöhen:

1. Automatisierung von Routineaufgaben: Ein großer Vorteil von KI ist die Handhabung aller sich wiederholenden Aufgaben. Dazu gehören die Terminplanung, E-Mail-Verwaltung, der Umgang mit Kundenanfragen und mehr. Administrative Arbeit kann Ihnen viel Zeit kosten, aber der wichtigste Teil ist, nicht zu viel Zeit damit zu verschwenden. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, sich mehr auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die mehr Aufwand von Ihrer Seite erfordern.
2. Projektmanagement-Funktionen: KI-Tools sind in der Lage, maschinelles Lernen (ML)-Fähigkeiten zu nutzen, um Arbeitslasten zu verwalten und alle Hindernisse zu beseitigen, die die Teamproduktivität verringern. Diese Erkenntnisse helfen Projektmanagern, Arbeitslasten auszugleichen und den Entscheidungsprozess zu verbessern.
3. Verbesserung datengetriebener Entscheidungen: KI ist großartig darin, große Datenmengen in kurzer Zeit zu analysieren, Trends zu erkennen und notwendige Erkenntnisse zu generieren, die Ihnen und Ihrem Team helfen, produktive Entscheidungen zu treffen. Datengetriebene Ansätze verringern das Rätselraten und erhöhen die Effektivität Ihrer Entscheidungen.
4. Zeitmanagement: KI-Tools können Produktivitätsmuster verfolgen, indem sie Ihnen detaillierte Einblicke in die Zeitausnutzung geben. Diese Funktionen ermöglichen es den Teammitgliedern, fokussiert und produktiv zu bleiben, und Managern, diese Einblicke zu nutzen, um realistische Ziele zu setzen und die Zeit effektiv zu verwalten.

KI-Tools revolutionieren die Teamproduktivität, indem sie Teammitgliedern Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben sparen und den Entscheidungsprozess verbessern.

5. Fördern Sie die Arbeitsautonomie

Unabhängigkeit für alle Teammitglieder ist eine großartige Möglichkeit, ihnen zu ermöglichen, produktiv zu sein. Forschung von Harvard zeigt, dass 77% angaben, dass sie für Unternehmen arbeiten würden, die ihnen mehr Autonomie am Arbeitsplatz bieten, verglichen mit solchen, die ihnen einen festen Zeitplan auferlegen.

Dies beeinflusst auch die Produktivität und Manager können Gutes tun, indem sie Mitarbeitern einen flexiblen Zeitplan anbieten und ihnen erlauben, ihre Ressourcen eigenständig zu verwalten und Unterbrechungen zu begrenzen. Jeder Mensch ist zu unterschiedlichen Zeiten produktiv, daher ist es wichtig, jedem Teammitglied zu ermöglichen, sich an seinen bevorzugten Arbeitsplan anzupassen.

Daher können Sie Ihr Team einfach bitten, die Initiative zu ergreifen, ihren eigenen Zeitplan zu erstellen und Lösungen vorzuschlagen. Diese Schritte helfen nicht nur, ihr Selbstbewusstsein zu stärken, sondern ermöglichen ihnen auch, unabhängiger und produktiver zu werden.

6. Nutzen Sie die Stärken der Teammitglieder

Wenn Sie sich auf Schwächen konzentrieren, werden Sie Schwächen haben, aber wenn Sie sich auf Ihre Stärken konzentrieren, erreichen Sie die Produktivitätsniveaus, die Sie sich wünschen. Jeder durchläuft unterschiedliche Erfahrungen, Schwächen und Stärken, die Teammitglieder sich wertgeschätzt fühlen lassen.

Nicht jeder hat die gleichen Vorlieben und die Wahrheit ist, dass verschiedene Menschen verschiedene Arbeiten genießen. Beispielsweise könnte eine Person in Ihrem Team gerne Berichte organisieren und recherchieren, während ein anderer Kollege andere Tätigkeiten bevorzugt.

Zu wissen, worin Ihre Teammitglieder gut sind und was ihre Schwächen sind, hilft Ihnen herauszufinden, wie sie ihre Zeit bei der Arbeit verbringen und was sie am liebsten tun. Dies hilft Ihnen, ihre Stärken auszunutzen und positiv zur Produktivität des Teams beizutragen.

7. Bieten Sie Entwicklungs- und Schulungsmöglichkeiten an

Entwicklungs- und Schulungsmöglichkeiten anzubieten ist hervorragend, um Teams herauszufordern und zufriedenzustellen. Die Förderung des Mitarbeiterwachstums ist vorteilhaft und, seien wir ehrlich, es ist eine viel teurere Option, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, anstatt an den alten festzuhalten. Tatsächlich kann die Einstellung eines neuen Mitarbeiters Unternehmen das Drei- bis Vierfache des Gehalts eines regulären Mitarbeiters kosten!

Alle Mitarbeiter wollen in ihrer Karriere vorankommen und der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, ihnen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten, die auch dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu steigern und ein viel stärkeres und effizienteres Team zu schaffen.

8. Geben Sie regelmäßig Feedback

Die meisten Mitarbeiter mögen keine Mikromanagement und die Wahrheit ist, dass Feedback wichtig ist. Während regelmäßige Meetings wichtig sind, ist es entscheidend, zu erwähnen, wo Mitarbeiter Verbesserungen vornehmen können, um ihre Produktivitätsniveaus zu steigern.

Feedback ist wichtig, wenn Sie Fortschritte in einem Unternehmen wünschen, und es sollte in beide Richtungen gehen. Mitarbeiter sollten Ihnen auch Feedback geben, wo das Unternehmen Verbesserungen vornehmen kann.

9. Fördern Sie offene Kommunikation

Es ist immer wichtig, eine Kultur zu fördern, in der Teammitglieder bequem Updates und Bedenken teilen können, die sie haben. Sie können mit Ihrem Team über verschiedene Kommunikationskanäle kommunizieren, sei es über soziale Medien, Slack, E-Mails oder eine andere Plattform, die Sie verwenden.

Offene Kommunikation kann auf verschiedene Weise organisiert werden:

1. Wahlen Sie einen Kanal, auf dem Sie und Ihr Team kommunizieren
2. Von Zeit zu Zeit Einzelgespräche fördern
3. Klärung aller Rollen und Verantwortlichkeiten, die jedes Teammitglied hat
4. Erfolge der offenen Kommunikation feiern

Die Förderung offener Kommunikation fördert eine gewinnende Unternehmenskultur und erwirbt gegenseitigen Respekt von beiden Seiten. Dies ist nicht nur wichtig, um Ideen zu teilen, sondern auch um sicherzustellen, dass Probleme gemeinsam gelöst werden.

10. Ermutigen Sie regelmäßige Teampausen und vermeiden Sie Burnout bei Mitarbeitern

Burnout bei Mitarbeitern ist sehr verbreitet in vielen Arbeitsplätzen auf der ganzen Welt. Der Burnout-Bericht von Gallup behauptet, dass 76% der Mitarbeiter Burnout erleben. Mitarbeiter, die unter Burnout leiden, werden höchstwahrscheinlich versuchen, Aufgaben so weit wie möglich zu vermeiden und unnötige Tage frei zu nehmen. Außerdem haben sie 2,6 Mal häufiger das Bedürfnis, einen neuen Job zu finden und ihren aktuellen zu verlassen.

Statistiken sagen viel aus und jetzt sind Sie dran, dies nicht passieren zu lassen. Während Maschinen vielleicht niemals müde werden, tun es Menschen. Sie sollten kurze Pausen während der Arbeitstage und sogar freie Tage im Jahr fördern.

Einige Unternehmen machen Ausflüge zusammen mit ihrem Team, um sicherzustellen, dass alle ihre Beziehung zueinander vertiefen und ihre Kooperationsstrategien besser strukturieren.

11. Setzen Sie realistische Ansätze mit Ihrer Arbeitsbelastung

Dies ist ein häufiger Fehler bei vielen Geschäftsinhabern. Es geht darum, dem Termindruck zu erliegen. Das bedeutet, dass zu viele Aufgaben den Mitarbeitern zugewiesen werden, bis sie ausgelaugt und übermäßig gestresst sind.

Das ist nicht etwas, das Sie wollen, und das Schlimmste ist, dass einige Mitarbeiter sogar langsamer werden und weniger produktiv sein können. Realistische Arbeitsbelastungen helfen den Mitarbeitern, weniger Fehler zu machen und geben ihnen mehr Spielraum, ihre Leistung zu verbessern.

Teamproduktivität ist für langfristigen Erfolg sehr wichtig

Teamproduktivität ist wichtig, und je höher sie ist, desto mehr wird sie den langfristigen Geschäftserfolg beeinflussen. Besonders im heutigen wettbewerbsintensiven Umfeld wird die Förderung eines kooperativen Teams, das Festlegen klarer Ziele und die Nutzung von KI-Tools zu Ihrem Vorteil jedes Teammitglied dazu ermutigen, sein Bestes zu geben.

Wenn Teams ermutigt werden, effektiv zu arbeiten, können sie großartige Ergebnisse erzielen und dem Unternehmen ermöglichen, in wichtigere Strategien zu investieren, die seinen langfristigen Erfolg beeinflussen werden.