Principales estrategias para aumentar la productividad del equipo: 11 consejos esenciales a seguir

La productividad exitosa de un equipo puede impactar fuertemente en tu organización y los equipos productivos pueden cometer muchos menos errores y crear más trabajo de alta calidad, aumentando la satisfacción laboral y mejorando la experiencia del cliente.

La productividad no siempre se trata de producir más trabajo; se trata de proporcionar a los empleados los recursos que necesitan para hacer su mejor trabajo y sentirse motivados para hacerlo.

En este artículo, exploraremos cómo seguir estos consejos puede aumentar la productividad del equipo.

1. Deshazte de reuniones innecesarias

Te sorprendería cuánto las reuniones innecesarias están afectando la productividad del equipo. Seamos honestos: las reuniones rara vez duran unos minutos y, a menudo, pueden durar horas ya que te pierdes en una discusión. Sin embargo, esto no es una buena práctica, ya que consume tiempo innecesario de ambas partes.

Investigaciones recientes muestran que alrededor de 24 mil millones de horas se pierden cada año por empresas debido a reuniones improductivas. Las reuniones pueden ser productivas, pero son importantes y solo deben llevarse a cabo cuando sean necesarias. Algunos gerentes pueden intentar "ahorrar" tiempo con reuniones cortas, pero esto tampoco es una buena práctica. En cambio, es mejor preguntar a tu equipo cuándo necesitan una reunión y qué necesitan discutir.

2. Define los objetivos de tu equipo

Compartir objetivos con tu equipo es una forma importante de mejorar la colaboración en el equipo y construir una buena relación de equipo. Algunas ideas geniales sobre el tipo de objetivos de equipo que puedes establecer incluyen:

1. Reducir el tiempo de respuesta
2. Recopilar más comentarios de los clientes
3. Mejorar la colaboración del equipo

Por cualquier motivo, si crees que puede ser difícil definir los objetivos de tu equipo, puedes intentar usar plantillas de planificación. Estas ayudan a las empresas a identificar cuáles son las fortalezas y debilidades actuales de su equipo y a mejorar el proceso de toma de decisiones.

3. Deja el trabajo de baja prioridad para el final

Te sorprendería cuánto se pierde tiempo con el trabajo de baja prioridad. Sin un sistema efectivo, la eficiencia laboral puede sufrir fácilmente por la falta de productividad. Puedes mejorar fácilmente la eficiencia de tu equipo en el trabajo e incrementar la felicidad en el lugar de trabajo incluyendo una buena gestión de la carga de trabajo.

La mejor manera de gestionar efectivamente tu carga de trabajo es delegar o reducir las tareas de baja prioridad. Examina el panorama general de tu proyecto y observa qué necesita hacerse a través de una evaluación de necesidades, que muestra qué tareas deben priorizarse primero. Puedes hacer esto siguiendo estas reglas:

1. Si tu tarea no está dirigida hacia el objetivo de la empresa, es mejor delegarla;
2. Completa tareas que tengan un gran impacto en los objetivos de la empresa y completa las que tengan menos impacto más adelante;
3. Siempre intenta encontrar miembros del equipo que estén más enfocados en tareas de baja prioridad.

La gestión de la carga de trabajo es importante para administrar y distribuir efectivamente el trabajo en tu equipo. Para comenzar de manera efectiva con la gestión de la carga de trabajo, debes inicialmente recopilar más información sobre la carga de trabajo de tu equipo.

4. Aprovecha las herramientas de Inteligencia Artificial (IA)

Con el auge de las herramientas de IA en el mercado digital, es más importante que nunca aprovecharlas y ver cómo pueden ayudarte a ser más productivo. Puedes aprovechar las herramientas de IA para aumentar la productividad del equipo de las siguientes maneras:

1. Automatización de tareas rutinarias: Una de las mayores ventajas de la IA es manejar todas las tareas repetitivas. Esto incluye programar reuniones, gestionar correos electrónicos, atender consultas de clientes y más. El trabajo administrativo puede tomar mucho tiempo, pero lo más importante es no perder demasiado tiempo en él. Esto permite a los miembros del equipo centrarse más en tareas estratégicas que requieren más esfuerzo de su parte.
2. Funciones de gestión de proyectos: Las herramientas de IA son capaces de aprovechar las capacidades de Aprendizaje Automático (ML) para gestionar cargas de trabajo y eliminar cualquier obstáculo que reduzca la productividad del equipo. Estos conocimientos ayudan a los gerentes de proyecto a equilibrar las cargas de trabajo y mejorar el proceso de toma de decisiones.
3. Mejora de decisiones basadas en datos: La IA es excelente para analizar grandes conjuntos de datos en un corto período de tiempo, descubrir tendencias y generar los conocimientos necesarios que te ayudarán a ti y a tu equipo a tomar decisiones productivas. Los enfoques basados en datos reducen las conjeturas y aumentan la efectividad de tus decisiones.
4. Gestión del tiempo: Las herramientas de IA pueden rastrear patrones de productividad al proporcionarte detalles profundos de cómo se gasta tu tiempo. Estas características permiten a los miembros del equipo mantenerse enfocados y productivos, permitiendo a los gerentes usar estas ideas para establecer objetivos realistas y gestionar el tiempo efectivamente.

Las herramientas de IA están revolucionando la productividad del equipo al ahorrar tiempo a los miembros del equipo en tareas repetitivas y mejorar el proceso de toma de decisiones.

5. Promueve la autonomía en el trabajo

Dar independencia a todos los miembros del equipo es una gran manera de permitirles ser productivos. Una investigación realizada por Harvard muestra que el 77% afirmó que trabajarían para empresas que les ofrezcan más autonomía en el trabajo en comparación con aquellas que les dan un horario fijo.

Esto también impacta en la productividad y los gerentes pueden hacer algo bueno al ofrecer a los empleados un horario flexible y permitirles gestionar sus recursos de manera independiente y limitar las interrupciones. Cada persona es productiva en diferentes momentos, por lo que es importante permitir que cada miembro del equipo se adapte a su horario de trabajo preferido.

Por lo tanto, puedes simplemente pedir a tus miembros del equipo que tomen la iniciativa de establecer su propio horario y propongan soluciones. Estos pasos no solo ayudarán a aumentar su confianza, sino que les permitirán ser más independientes y productivos.

6. Aprovecha las fortalezas de los miembros del equipo

Si te enfocas en las debilidades, tendrás debilidades, pero si te enfocas en tus fortalezas, obtendrás los niveles de productividad que deseas. Cada persona pasa por diferentes experiencias, debilidades y fortalezas que hacen que los miembros del equipo se sientan valorados.

No todos tienen las mismas preferencias y la verdad es que diferentes personas disfrutan de diferentes trabajos. Por ejemplo, una persona en tu equipo podría disfrutar de organizar y realizar investigaciones para tu informe, mientras que otro compañero de equipo disfrutará de alguna otra actividad.

Saber en qué son buenos tus miembros del equipo y cuáles son sus debilidades te ayuda a descubrir cómo están utilizando su tiempo en el trabajo y qué disfrutan más. Esto te ayuda a aprovechar sus fortalezas y contribuira positivamente a la productividad del equipo.

7. Ofrece oportunidades de desarrollo y capacitación

Ofrecer oportunidades de capacitación y desarrollo es excelente para mantener a los equipos desafiados y satisfechos. Apoyar el crecimiento de los empleados es beneficioso y, seamos honestos, es una opción mucho más costosa contratar a un nuevo empleado en lugar de quedarse con los antiguos. De hecho, contratar a alguien nuevo puede costar a las empresas hasta tres o cuatro veces el salario de un empleado regular.

Todos los empleados quieren progresar en su carrera y la mejor manera de hacerlo es ofreciéndoles oportunidades de desarrollo, lo que también ayuda a aumentar el compromiso de los empleados y a crear un equipo mucho más fuerte y eficiente.

8. Proporciona siempre retroalimentación regular

La mayoría de los empleados no les gusta la microgestión y la verdad es que la retroalimentación es importante. Aunque las reuniones regulares son importantes, es esencial mencionar dónde los empleados pueden hacer mejoras para aumentar sus niveles de productividad.

La retroalimentación es importante si deseas progreso en una empresa, y debe ir en ambos sentidos. Los empleados también deben darte retroalimentación sobre dónde la empresa puede hacer mejoras.

9. Fomenta la comunicación abierta

Siempre es importante fomentar una cultura donde los miembros del equipo puedan compartir cómodamente actualizaciones y preocupaciones que puedan tener. Puedes comunicarte con tu equipo a través de diferentes canales de comunicación, que pueden ser a través de redes sociales, Slack, correo electrónico o cualquier otra plataforma que estés usando.

La comunicación abierta se puede organizar de varias maneras:

1. Elegir un canal donde tú y tu equipo se comuniquen
2. Fomentar reuniones individuales de vez en cuando
3. Clarificar todos los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo
4. Celebra el éxito de la comunicación abierta

Fomentar la comunicación abierta promueve una cultura corporativa ganadora y gana respeto mutuo de ambas partes. Esto no solo es importante para compartir ideas, sino también para asegurarse de solucionar problemas juntos.

10. Fomenta descansos regulares del equipo y evita el agotamiento de los empleados

El agotamiento de los empleados es muy común en muchos lugares de trabajo en todo el mundo. El informe de agotamiento de Gallup afirma que el 76% de los empleados experimentan agotamiento. Los empleados que sufren agotamiento probablemente intentarán evitar tareas tanto como sea posible y tomarán descansos innecesarios. Además, tienen 2.6 veces más posibilidades de encontrar un nuevo trabajo y dejar el actual.

Las estadísticas dicen mucho, y es tu turno de no permitir que esto suceda. Aunque las máquinas podrían no cansarse nunca, los humanos sí. Debes fomentar descansos cortos durante los días laborales e incluso días libres a lo largo del año.

Algunas empresas hacen viajes junto con su equipo para asegurar que todos profundicen su relación entre sí y estructuren mejor sus estrategias de colaboración.

11. Establece enfoques realistas con tu carga de trabajo

Este es un error común entre muchos dueños de negocios. Se trata de enfrentar una sobrecarga de horario. Esto significa cuando se asignan demasiadas tareas a los empleados al punto donde se agotan y se estresan demasiado.

Esto no es algo que desees que suceda y la peor parte es que algunos empleados incluso pueden frenarse y comenzar a ser menos productivos. Las cargas de trabajo realistas ayudan a los empleados a cometer menos errores y les dan más espacio para mejorar su rendimiento.

La productividad del equipo importa mucho para el éxito a largo plazo

La productividad del equipo es importante y cuanto mayor sea, más impactará en el éxito a largo plazo de tu negocio. Especialmente en el competitivo panorama actual, fomentar un espacio de equipo colaborativo, establecer objetivos claros y utilizar las herramientas de IA a tu favor fomentará que cada miembro del equipo dé lo mejor de sí.

Cuando se alienta a los equipos a trabajar de manera efectiva, pueden lograr grandes resultados y permitir que el negocio invierta en estrategias más importantes que influirán en su éxito a largo plazo.