Principales stratégies pour augmenter la productivité de l'équipe : 11 conseils essentiels à suivre

La productivité réussie de l'équipe peut fortement impacter votre organisation et les équipes productives peuvent faire beaucoup moins d'erreurs et créer plus de travail de haute qualité, augmentant ainsi la satisfaction au travail et améliorant l'expérience client.

La productivité ne consiste pas toujours à produire plus de travail ; il s'agit de fournir aux employés les ressources dont ils ont besoin pour faire de leur mieux et se sentir motivés pour le faire.

Dans cet article, nous explorerons comment suivre ces conseils peut augmenter la productivité de l'équipe.

1. Éliminez les réunions inutiles

Vous seriez surpris de voir à quel point les réunions inutiles nuisent à la productivité de l'équipe. Soyons honnêtes : les réunions durent rarement quelques minutes et, souvent, peuvent durer des heures car vous vous perdez en discussion. Cependant, ce n'est pas une bonne pratique car cela consomme du temps inutile des deux côtés.

Des recherches récentes montrent que environ 24 milliards d'heures sont perdues chaque année par les entreprises en raison de réunions improductives. Les réunions peuvent être productives, mais elles sont importantes et ne devraient être tenues que lorsque c'est nécessaire. Certains managers pourraient essayer de “gagner” du temps avec des réunions courtes, mais ce n'est pas une bonne pratique non plus. Il est préférable de demander à votre équipe quand elle a besoin d'une réunion et ce qu'elle doit discuter.

2. Définissez vos objectifs d'équipe

Partager des objectifs avec votre équipe est un moyen important d'améliorer la collaboration d'équipe et de construire un bon esprit d'équipe. Voici quelques idées intéressantes d'objectifs d'équipe que vous pouvez définir :

1. Réduire le temps de réponse
2. Recueillir plus de retours des clients
3. Améliorer la collaboration d'équipe

Si par hasard, il vous semble difficile de définir les objectifs de votre équipe, vous pouvez essayer d'utiliser des modèles de planification. Ceux-ci aident les entreprises à identifier quels sont les points forts et faibles actuels de leur équipe et à améliorer le processus de prise de décision.

3. Reléguez le travail de moindre priorité en dernier

Vous seriez surpris de voir à quel point le travail de moindre priorité gaspille du temps. Sans un système efficace en place, l'efficacité du travail peut facilement souffrir d'un manque de productivité. Vous pouvez facilement améliorer l'efficacité de votre équipe au travail et améliorer le bonheur au travail en incluant une bonne gestion de la charge de travail.

La meilleure manière de gérer efficacement votre charge de travail est de déléguer ou de diminuer les tâches de moindre priorité. Regardez l'ensemble de votre projet et voyez ce qui doit être fait grâce à une évaluation des besoins, qui montre quelles tâches doivent être prioritaires en premier. Vous pouvez faire cela en suivant ces règles :

1. Si votre tâche ne va pas dans le sens de l'objectif de l'entreprise, il est préférable de la déléguer;
2. Complétez les tâches ayant un grand impact sur les objectifs de l'entreprise et complétez celles ayant moins d'impact plus tard;
3. Toujours essayer de trouver des membres de l'équipe qui sont plus concentrés sur les tâches de moindre priorité.

La gestion de la charge de travail est importante pour gérer et distribuer efficacement le travail au sein de votre équipe. Pour commencer efficacement avec la gestion de la charge de travail, vous devriez initialement collecter plus d'informations sur la charge de travail de votre équipe.

4. Exploitez les outils d'Intelligence Artificielle (IA)

Avec la montée des outils d'IA sur le marché numérique, il devient plus important que jamais d'en tirer parti et de voir comment ils peuvent vous aider à devenir plus productif. Vous pouvez exploiter les outils d'IA pour augmenter la productivité de l'équipe de la manière suivante:

1. Automatisation des tâches routinières : L'un des plus grands avantages de l'IA est de gérer toutes les tâches répétitives. Cela inclut la planification des réunions, la gestion des e-mails, le traitement des demandes des clients, et plus encore. Le travail administratif peut prendre beaucoup de temps, mais le plus important est de ne pas y consacrer trop de temps. Cela permet aux membres de l'équipe de se concentrer davantage sur les tâches stratégiques qui nécessitent plus d'efforts de votre part.
2. Fonctionnalités de gestion de projet : Les outils d'IA sont capables de tirer parti des capacités d'apprentissage automatique (ML) pour gérer les charges de travail et éliminer tout obstacle qui réduit la productivité de l'équipe. Ces informations aident les chefs de projet à équilibrer les charges de travail et à améliorer le processus de prise de décision.
3. Amélioration des décisions basées sur les données : L'IA est excellente pour analyser de grands ensembles de données en peu de temps, découvrir des tendances et générer des informations nécessaires qui vous aideront, vous et votre équipe, à prendre des décisions productives. Les approches basées sur les données réduisent les conjectures et augmentent l'efficacité de vos décisions.
4. Gestion du temps : Les outils d'IA peuvent suivre les modèles de productivité en vous fournissant des détails approfondis sur la façon dont votre temps est utilisé. Ces fonctionnalités permettent aux membres de l'équipe de rester concentrés et productifs, permettant aux managers d'utiliser ces informations pour fournir des objectifs réalistes et gérer efficacement le temps.

Les outils d'IA révolutionnent la productivité de l'équipe en faisant gagner du temps aux membres de l'équipe sur des tâches répétitives et en améliorant le processus de prise de décision.

5. Favorisez l'autonomie au travail

Donner de l'indépendance à tous les membres de l'équipe est un excellent moyen de leur permettre d'être productifs. Une recherche menée par Harvard montre que 77 % d'entre eux affirment qu'ils travailleraient pour des entreprises qui leur offrent plus d'autonomie au travail par rapport à celles qui leur imposent un horaire fixe.

Cela impacte également la productivité et les managers peuvent rendre service en offrant aux employés un horaire flexible et en leur permettant de gérer indépendamment leurs ressources et de limiter les interruptions. Chaque personne est productive à différents moments, il est donc important de permettre à chaque membre de l'équipe de s'adapter à son horaire de travail préféré.

Par conséquent, vous pouvez simplement demander à vos membres d'équipe de prendre l'initiative d'établir leur propre emploi du temps et de proposer des solutions. Ces étapes contribueront non seulement à renforcer leur confiance, mais leur permettront de devenir plus indépendants et productifs.

6. Exploitez les forces des membres de l'équipe

Si vous vous concentrez sur les faiblesses, vous aurez des faiblesses, mais si vous vous concentrez sur vos forces, vous atteindrez les niveaux de productivité que vous souhaitez. Chaque personne passe par des expériences, des faiblesses et des forces différentes qui font que les membres de l'équipe se sentent valorisés.

Tout le monde n'a pas les mêmes préférences et la vérité est que différentes personnes apprécient un travail différent. Par exemple, une personne de votre équipe pourrait aimer organiser et mener des recherches pour votre rapport, tandis qu'un autre coéquipier appréciera une autre activité.

Savoir ce que vos membres de l'équipe font bien, et quelles sont leurs faiblesses vous aide à découvrir comment ils passent leur temps au travail et ce qu'ils aiment le plus faire. Cela vous aide à exploiter leurs forces et contribuera positivement à la productivité de l'équipe.

7. Offrez des opportunités de développement et de formation

Offrir des opportunités de formation et de développement est excellent pour garder les équipes mises au défi et satisfaites. Soutenir la croissance des employés est bénéfique et soyons honnêtes, c'est une option beaucoup plus coûteuse d'embaucher un nouvel employé plutôt que de rester avec les anciens. En fait, recruter un nouvel employé peut coûter aux entreprises jusqu'à trois ou quatre fois le salaire d'un employé régulier !

Tous les employés veulent progresser dans leur carrière et la meilleure façon de le faire est de leur offrir des opportunités de développement, ce qui aide également à renforcer l'engagement des employés et à créer une équipe beaucoup plus forte et plus efficace.

8. Fournissez toujours des retours réguliers

La plupart des employés n'aiment pas la microgestion et la vérité est que les retours sont importants. Bien que les réunions régulières soient importantes, il est essentiel de mentionner où les employés peuvent apporter des améliorations pour augmenter leurs niveaux de productivité.

Le retour est important si vous souhaitez progresser dans une entreprise, et il doit aller dans les deux sens. Les employés devraient également vous donner des retours sur les domaines où l'entreprise peut apporter des améliorations.

9. Encouragez la communication ouverte

Il est toujours important de favoriser une culture où les membres de l'équipe peuvent confortablement partager les mises à jour et les préoccupations qu'ils ont. Vous pouvez communiquer avec votre équipe à travers différents canaux de communication, que ce soit par les médias sociaux, Slack, e-mail, ou toute autre plateforme que vous utilisez.

La communication ouverte peut être organisée de plusieurs manières :

1. Choisir un canal où vous et votre équipe communiquez
2. Encourager des réunions en tête-à-tête de temps en temps
3. Clarifier tous les rôles et responsabilités que chaque membre de l'équipe a
4. Célébrer le succès de la communication ouverte

Encourager la communication ouverte favorise une culture d'entreprise gagnante et gagne le respect mutuel des deux côtés. Cela est non seulement important pour partager des idées, mais aussi pour résoudre les problèmes ensemble.

10. Encouragez les pauses régulières de l'équipe et évitez l'épuisement professionnel

L'épuisement professionnel des employés est très courant dans de nombreux lieux de travail à travers le monde. Le rapport sur l'épuisement professionnel de Gallup affirme que 76 % des employés subissent un épuisement professionnel. Les employés qui souffrent d'épuisement essaieront très probablement d'éviter les tâches autant que possible et prendront des jours de congé inutiles. De plus, ils sont 2,6 fois plus susceptibles de trouver un nouvel emploi et de quitter celui qu'ils ont actuellement.

Les statistiques en disent long, et c'est à vous de ne pas laisser cela se produire. Bien que les machines ne se fatiguent jamais, les humains le font. Vous devriez encourager des pauses courtes tout au long des journées de travail et même des jours de congé tout au long de l'année.

Certaines entreprises feront des voyages ensemble avec leur équipe pour s'assurer que tout le monde renforce sa relation avec les autres et structure mieux ses stratégies de collaboration.

11. Adoptez des approches réalistes avec votre charge de travail

C'est une erreur courante parmi de nombreux propriétaires d'entreprises. Il s'agit de faire face à une surcharge d'horaire. Cela signifie que trop de tâches sont assignées aux employés au point où ils s'épuisent et deviennent extrêmement stressés.

Ce n'est pas quelque chose que vous voulez qu'il se produise et le pire, c'est que certains employés peuvent même ralentir et commencer à être moins productifs. Des charges de travail réalistes aident les employés à faire moins d'erreurs et leur donnent plus de place pour améliorer leur rendement.

La productivité de l'équipe est très importante pour le succès à long terme

La productivité de l'équipe est importante et plus elle est élevée, plus elle aura un impact sur le succès à long terme de votre entreprise. Surtout dans le paysage concurrentiel d'aujourd'hui, favoriser un espace d'équipe collaboratif, fixer des objectifs clairs, et utiliser les outils d'IA à votre avantage encouragera chaque membre de l'équipe à donner le meilleur de lui-même.

Lorsque les équipes sont encouragées à travailler efficacement, elles peuvent atteindre de grands résultats et permettre à l'entreprise d'investir dans des stratégies plus importantes qui influenceront son succès à long terme.