Strategie principali per aumentare la produttività del team: 11 suggerimenti essenziali da seguire

La produttività di un team di successo può avere un forte impatto sulla tua organizzazione e i team produttivi possono commettere molti meno errori e creare lavori di alta qualità, aumentando la soddisfazione lavorativa e migliorando l'esperienza del cliente.

La produttività non riguarda sempre la produzione di più lavoro; si tratta di fornire ai dipendenti le risorse di cui hanno bisogno per fare il loro miglior lavoro e sentirsi motivati a farlo.

In questo articolo, esploreremo come seguire questi suggerimenti possa aumentare la produttività del team.

1. Eliminare le riunioni non necessarie

Saresti sorpreso di quanto le riunioni non necessarie danneggino la produttività del team. Diciamoci la verità: le riunioni raramente durano pochi minuti e, spesso, possono protrarsi per ore poiché ci si perde in una discussione. Tuttavia, questa non è una buona pratica in quanto consuma tempo inutilmente da entrambe le parti.

Ricerche recenti mostrano che circa 24 miliardi di ore vengono perse ogni anno dalle aziende a causa di riunioni improduttive. Le riunioni possono essere produttive, ma sono importanti e dovrebbero essere tenute solo quando necessarie. Alcuni manager potrebbero cercare di "risparmiare" tempo con riunioni brevi, ma anche questa non è una buona pratica. Invece, è meglio chiedere al tuo team quando hanno bisogno di una riunione e cosa hanno bisogno di discutere.

2. Definisci gli obiettivi del tuo team

Condividere gli obiettivi con il tuo team è un modo importante per migliorare la collaborazione del team e costruire un buon spirito di squadra. Alcune ottime idee su che tipo di obiettivi di squadra puoi stabilire includono:

1. Ridurre il tempo di risposta
2. Raccogliere più feedback dai clienti
3. Migliorare la collaborazione del team

Se per caso pensi che potrebbe essere difficile definire gli obiettivi del tuo team, puoi provare ad utilizzare modelli di pianificazione. Questi aiutano le aziende a identificare quali sono i punti di forza e di debolezza attuali del team e a migliorare il processo decisionale.

3. Metti il lavoro a bassa priorità per ultimo

Saresti sorpreso di quanto il lavoro a bassa priorità sprechi tempo. Senza un sistema efficace, l'efficienza lavorativa può facilmente subire dalla mancanza di produttività. Puoi facilmente migliorare l'efficienza del tuo team al lavoro e aumentare la felicità sul posto di lavoro includendo una buona gestione del carico di lavoro.

Il modo migliore per gestire efficacemente il carico di lavoro è delegare o ridurre le attività a bassa priorità. Guarda al quadro complessivo del tuo progetto e vedi cosa deve essere fatto attraverso una valutazione delle necessità, che mostra quali attività devono essere prioritarizzate. Puoi farlo seguendo queste regole:

1. Se la tua attività non sta andando verso l'obiettivo dell'azienda, è meglio delegarla;
2. Completa le attività che hanno un grande impatto sugli obiettivi aziendali e completa quelle che hanno meno impatto più tardi;
3. Cerca sempre di trovare membri del team che siano più concentrati su attività a bassa priorità.

La gestione del carico di lavoro è importante per gestire e distribuire efficacemente il lavoro all'interno del tuo team. Per iniziare efficacemente con la gestione del carico di lavoro, dovresti inizialmente raccogliere più informazioni sul carico di lavoro del tuo team.

4. Sfruttare gli strumenti di Intelligenza Artificiale (IA)

Con la crescita degli strumenti di IA nel mercato digitale, diventa più importante che mai sfruttarli e vedere come possono aiutarti a diventare più produttivo. Puoi sfruttare gli strumenti di IA per aumentare la produttività del team nei seguenti modi:

1. Automatizzare le attività di routine: Uno dei maggiori vantaggi dell'IA è gestire tutte le attività ripetitive. Questo include programmare riunioni, gestire e-mail, gestire le richieste dei clienti, e altro ancora. Il lavoro amministrativo può richiedere molto tempo, ma la parte più importante è non sprecare troppo tempo su di esso. Questo permette ai membri del team di concentrarsi maggiormente su compiti strategici che richiedono più sforzo da parte tua.
2. Funzionalità di gestione dei progetti: Gli strumenti di IA sono in grado di sfruttare le capacità di Machine Learning (ML) per gestire i carichi di lavoro ed eliminare qualsiasi ostacolo che riduca la produttività del team. Queste informazioni aiutano i project manager a bilanciare i carichi di lavoro e migliorare il processo decisionale.
3. Migliorare le decisioni basate sui dati: L'IA è ottima nell'analizzare grandi quantità di dati in un breve periodo di tempo, scoprire tendenze e generare le informazioni necessarie che ti aiuteranno a prendere decisioni produttive. Gli approcci basati sui dati riducono le supposizioni e aumentano l'efficacia delle tue decisioni.
4. Gestione del tempo: Gli strumenti di IA possono monitorare i modelli di produttività fornendoti dettagli approfonditi su come trascorri il tuo tempo. Queste funzionalità permettono ai membri del team di rimanere concentrati e produttivi, consentendo ai manager di utilizzare queste informazioni per fornire obiettivi realistici e gestire efficacemente il tempo.

Gli strumenti di IA stanno rivoluzionando la produttività del team risparmiando tempo ai membri del team dalle attività ripetitive e migliorando il processo decisionale.

5. Promuovere l'autonomia lavorativa

Dare indipendenza a tutti i membri del team è un ottimo modo per consentire loro di essere produttivi. Una ricerca condotta da Harvard mostra che il 77% ha dichiarato che lavorerebbe per aziende che offrono loro maggiore autonomia rispetto a quelle che prevedono un orario fisso.

Questo impatta anche sulla produttività e i manager possono fare un'ottima cosa offrendo ai dipendenti un orario flessibile e consentendo loro di gestire indipendentemente le loro risorse e limitare le interruzioni. Ogni persona è produttiva in momenti diversi, quindi è importante consentire a ciascun membro del team di adattarsi al proprio orario di lavoro preferito.

Pertanto, puoi semplicemente chiedere ai membri del tuo team di prendere l'iniziativa per impostare il proprio programma e proporre soluzioni. Questi passi aiuteranno non solo a costruire la loro fiducia, ma a renderli più indipendenti e produttivi.

6. Sfrutta i punti di forza dei membri del team

Se ti concentri sui punti deboli, avrai punti deboli, ma se ti concentri sui tuoi punti di forza, otterrai i livelli di produttività che desideri. Ciascuna persona attraversa esperienze diverse, punti deboli e punti di forza che fanno sentire i membri del team valorizzati.

Non tutti hanno le stesse preferenze e la verità è che persone diverse apprezzano lavori diversi. Ad esempio, una persona del tuo team potrebbe gradire organizzare e condurre ricerche per il tuo rapporto, mentre un'altra potrebbe preferire svolgere un'attività diversa.

Conoscere ciò in cui i membri del tuo team sono bravi e quali sono i loro punti deboli ti aiuta a capire come stanno trascorrendo il loro tempo al lavoro e cosa amano fare di più. Questo ti aiuta a sfruttare i loro punti di forza e contribuisce positivamente alla produttività del team.

7. Offri opportunità di sviluppo e formazione

Offrire opportunità di formazione e sviluppo è eccellente per mantenere i team sfidati e soddisfatti. Supportare la crescita dei dipendenti è benefico e diciamo la verità, è un'opzione molto più costosa assumere un nuovo dipendente invece di mantenere quelli vecchi. In effetti, effettuare una nuova assunzione può costare alle aziende fino a tre o quattro volte lo stipendio di un dipendente regolare!

Tutti i dipendenti vogliono progredire nella loro carriera e il modo migliore per farlo è offrire loro opportunità di sviluppo, che aiuta anche a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e a creare un team molto più forte ed efficace.

8. Fornisci sempre feedback regolari

La maggior parte dei dipendenti non ama il micromanagement e la verità è che il feedback è importante. Anche se le riunioni regolari sono importanti, è essenziale menzionare dove i dipendenti possono fare miglioramenti per aumentare i loro livelli di produttività.

Il feedback è importante se vuoi progresso in un'azienda e dovrebbe andare in entrambi i sensi. I dipendenti dovrebbero anche fornirti feedback su dove l'azienda può fare miglioramenti.

9. Incoraggia la comunicazione aperta

È sempre importante promuovere una cultura in cui i membri del team possono condividere comodamente aggiornamenti e preoccupazioni. Puoi comunicare con il tuo team attraverso diversi canali di comunicazione, che possono essere i social media, Slack, email, o qualsiasi altra piattaforma che stai utilizzando.

La comunicazione aperta può essere organizzata in diversi modi:

1. Scegliendo un canale in cui tu e il tuo team comunicate
2. Incoraggiando riunioni one-on-one di tanto in tanto
3. Chiarire tutti i ruoli e le responsabilità che ciascun membro del team ha
4. Celebrare il successo della comunicazione aperta

Incoraggiare la comunicazione aperta favorisce una cultura aziendale vincente e guadagna rispetto reciproco da entrambe le parti. Questo è importante non solo per condividere idee, ma per assicurarsi di risolvere i problemi insieme.

10. Incoraggia pause regolari del team ed evita l'esaurimento dei dipendenti

L'esaurimento dei dipendenti è molto comune in molti luoghi di lavoro in tutto il mondo. Il rapporto sull'esaurimento di Gallup afferma che il 76% dei dipendenti sperimenta l'esaurimento. I dipendenti che soffrono di esaurimento cercheranno molto probabilmente di evitare compiti il più possibile e prendere giorni di pausa non necessari. Inoltre, hanno 2,6 volte più probabilità di trovare un nuovo lavoro e lasciare quello attuale.

Le statistiche dicono molto, ed è il tuo turno di non lasciare che ciò accada. Sebbene le macchine potrebbero non stancarsi mai, gli esseri umani sì. Dovresti incoraggiare brevi pause durante le giornate lavorative e anche giorni di pausa durante l'anno.

Alcune aziende faranno viaggi insieme al loro team per assicurarsi che tutti approfondiscano la loro relazione l'uno con l'altro e strutturino meglio le loro strategie di collaborazione.

11. Stabilisci approcci realistici con il tuo carico di lavoro

Questo è un errore comune tra molti imprenditori. Si tratta di affrontare il sovraccarico di lavoro. Questo significa quando troppi compiti vengono assegnati ai dipendenti fino al punto di esaurirsi e diventare estremamente stressati.

Questo non è qualcosa che vuoi accada e la parte peggiore è che alcuni dipendenti potrebbero persino rallentare e iniziare a essere meno produttivi. I carichi di lavoro realistici aiutano i dipendenti a commettere meno errori e danno loro più spazio per migliorare la loro produttività.

La produttività del team è importante per il successo a lungo termine

La produttività del team è importante e più è alta, più influenzerà il successo a lungo termine della tua azienda. Soprattutto nel panorama competitivo di oggi, promuovere uno spazio di collaborazione del team, stabilire obiettivi chiari e usare gli strumenti di IA a tuo vantaggio incoraggerà ciascun membro del team a dare il meglio di sé.

Quando i team sono incoraggiati a lavorare efficacemente, possono raggiungere grandi risultati e permettere all'azienda di investire in strategie più importanti che influenzeranno il suo successo a lungo termine.